Wareneingangsprozesse: automatisieren, optimieren, profitieren

© Sappi Fine Paper Europe

Viele Beschaffungs-Prozesse werden bereits kosteneffizient in SAP abgebildet. Trotzdem gibt es nach wie vor in vielen Unternehmen Teilprozesse, die noch Optimierungs- und Einsparpotenziale aufweisen. Diese Potenziale liegen beispielsweise in der Bearbeitung von Wareneingangsdokumenten. Wenn Unternehmen diese Teilprozesse optimieren, können sie die Kosten für ihre Wareneingangsprozesse spürbar senken und profitieren von schnelleren und effizienteren Prozessen im Wareneingang, einer digitalen Archivierung aller Lieferscheine sowie von einer zentralen Kontrolle und aktuellen Statusübersicht aller Warenlieferungen. Erfahren Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag, wie unser Kunde Sappi Fine Paper Europe, ein international agierender Papierproduzent, mit der europaweiten Einführung einer Automatisierungslösung für die Lieferscheinverarbeitung gleich mehrere Ziele erreicht hat.

Manuelle Lieferscheinverarbeitung: zeitaufwendig und ineffizient

Vielen Unternehmen mag das folgende Szenario beim Eintreffen einer Warenlieferung bekannt vorkommen: ein Mitarbeiter des Warenlagers unterzieht die Lieferung einer visuellen Prüfung, gibt die Lieferscheindaten manuell am PC in die Buchungsmaske ein, fertigt eine Kopie des Lieferscheins an und schickt diese zusammen mit der Warenlieferung mittels Hauspost zum Endempfänger. Bei Lieferungen für das zentrale Lager wird der Lieferschein mit einer Kopie der Bestellung ins Archiv eingeordnet, wo die Dokumente für fünf bis zehn Jahre aufgehoben werden müssen – ein zeitaufwendiger Prozess für alle Beteiligten. Dazu kommt, dass die Mitarbeiter im Wareneingang häufig durch interne Fragen nach dem Status erwarteter Lieferungen in ihren Arbeitsabläufen gestört werden.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung und digitale Archivierung

Mit der Einführung des ReadSoft PROCESS DIRECTOR für Lieferscheine ist es Sappi gelungen, die Prozesse im Wareneingang durch Automatisierung schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Eingehende Lieferscheine werden als Bilddatei erfasst und Schlüsseldaten mit der Erkennungslösung von ReadSoft ausgelesen. Mithilfe des PROCESS DIRECTOR erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den in SAP hinterlegten Bestelldaten. Die Buchung des Wareneingangs erfolgt ebenfalls automatisiert und der Warenempfänger wird automatisch mittels Email über die erfolgte Lieferung informiert. Sappi profitiert dabei vor allem von einer stets aktuellen Übersicht des Wareneingangs in SAP und einer zentralen Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche Lieferscheine zu jeder Zeit.

Weitere ausführliche Informationen zur Umsetzung des Projekts bei Sappi erhalten Sie hier . Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Sie in Ihrem Unternehmen die Einspar- und Optimierungspotenziale im Wareneingang ausschöpfen können, kontaktieren Sie uns bitte: gisela.kruesch@readsoft.com.

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