Was genau ist eigentlich ein Purchase-to-Pay-Prozess?

In der globalen „Business“-Welt ist ein englisches „Wording“ in vielen Bereichen gang und gäbe. Nicht selten bürgern sich englischsprachige Fachtermini schnell als Standard-Bezeichnungen ein, die außerhalb einer mehr oder weniger eingeschränkten Expertengruppe nur schwer definiert werden können. Für Readsoft- und SAP-Spezialisten mag dieser Blog-Beitrag daher keine neuen Erkenntnisse bringen – allen anderen Lesern möchten wir an dieser Stelle aber gerne eine kurze Erläuterung von „Purchase-to-Pay“ liefern.

Als Purchase-to-Pay-Prozess (wörtlich: Einkauf-bis-Bezahlung-Prozess) bezeichnet man die Kette von Vorgängen, die im Unternehmen von der Beschaffung bis zum Bezahlen einer Rechnung abgewickelt wird. Dazu gehören Bedarfsmeldung, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnungszahlung – einschließlich aller Überprüfungen, Freigabeprozesse und Dokumente, die in diesem Zusammenhang anfallen. Infolge dieser Vielzahl an Vorgängen wird schnell klar, dass am Gesamtprozess in der Regel viele unterschiedliche Personen und mehrere Abteilungen beteiligt sind – und je größer das Unternehmen, desto höher die Personenzahl und desto weiter die Wege, die im Verlauf des Prozesses zurückgelegt werden. Das bedeutet nicht nur einen hohen Zeit- und Personalaufwand, jeder einzelne Schritt stellt bei einer manuellen Bearbeitung auch eine potenzielle Fehlerquelle dar. Nicht zuletzt mangelt es häufig an Transparenz im Prozessverlauf: Ist die Bestellung schon genehmigt? Wer hat die Lieferung auf Vollständigkeit überprüft? Auf welchem Schreibtisch wartet die Rechnung gerade auf Freigabe? All dies sind Fragen, die regelmäßig gestellt werden.

Unternehmen aber, die einzelne Schritte – und schließlich den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess – mit einer geeigneten Software-Lösung automatisieren, beschleunigen die Abläufe, erreichen mehr Transparenz und sparen sehr deutlich Zeit und Kosten. Oliver Hoffmann, der Geschäftsführer von ReadSoft, erklärt Ihnen das Ganze auch noch einmal in sehr verständlicher Form in einem Video-Interview, das Sie sich hier ansehen können:

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