Papier, EDI, PDF, JPG, Fax: Komme was da wolle – ReadSoft kann sie alle

Günter Brettschneider, Vice President Business Consulting bei ReadSoft, über das neue Steuervereinfachungsgesetz und die damit verbundenen Folgen für die Rechnungseingangsverarbeitung

Zum 1. Juli ist das sogenannte Steuervereinfachungsgesetz 2011 in Kraft getreten. Es sieht unter anderem vor, dass ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen auch ohne die bis dahin verpflichtende qualifizierte Signatur versendet werden dürfen. Die neue Regelung bedeutet für in Deutschland ansässige Unternehmen einerseits eine Vereinfachung bei der Rechnungsstellung, andererseits kann die Rechnungseingangsverarbeitung dadurch noch komplexer werden. Während elektronische Rechnungen bisher ausschließlich über EDI oder in Verbindung mit einer qualifizierten Signatur rechtsgültig waren, dürfen nun grundsätzlich alle Datenformate genutzt werden. Unternehmen müssen daher jetzt insbesondere beim elektronischen Rechnungseingang verstärkt auf eine Vielzahl unterschiedlicher Datentypen eingestellt sein, die es zu verarbeiten und schließlich zentral zu verwalten gilt. Dazu zählen herkömmliche Rechnungen auf Papier ebenso wie elektronische Faxe, EDI-Übermittlungen sowie E-Mails mit Anhängen im PDF-, jpg- oder einem anderen Format – und selbstverständlich auch nach wie vor elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten Signatur versehen sind.

 

Potenziale bei der Prozessoptimierung nutzen

Doch auch wenn die Pflicht zur qualifizierten Signatur entfällt, gelten die folgenden gesetzlichen Bestimmungen: Unternehmen sind verpflichtet, „die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit“ zu gewährleisten. Wie dies geschieht, können Unternehmen jedoch selbst festlegen – laut Steuervereinfachungsgesetz kann dies „durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können“.

Aufgrund dieser neuen gesetzlichen Anforderungen erschließen sich für Unternehmen, die ihre Prozesse im Kontext des Steuervereinfachungsgesetzes optimieren wollen, mit der ReadSoft-Lösung PROCESS DIRECTOR neue Optimierungspotenziale: als integrierte Gesamtlösung bietet der PROCESS DIRECTOR in einer bestehenden SAP ERP-Umgebung einen vollständigen Überblick zu Rechnungsinformationen, erbrachten Leistungen sowie zu erteilten Freigaben und Genehmigungen.

Ebenso unterstützt ReadSoft diese Vorgaben auch durch den COLLECTOR, ein eigenständiges Zusatzmodul für die ReadSoft OCR-Lösung. Der COLLECTOR ist in anderen Ländern bereits seit mehreren Jahren erfolgreich im Einsatz und kann aufgrund des Wegfalls der qualifizierten Signatur jetzt erstmals auch in Deutschland eingesetzt werden. Das Modul überwacht einen oder mehrere E-Mail Postkörbe, in denen eingehende Rechnungen empfangen werden. Der Anhang der E-Mails  wird übernommen, geprüft und zur OCR Erkennung weitergeleitet. Kann das angehängte Dokument nicht zweifelsfrei identifiziert werden, legt der COLLECTOR dieses in einen Fehlerpostkorb ab. Aus der Ursprungsmail wird automatisch ein PDF Dokument erzeugt, das die Authenzität der Herkunft sicherstellt. Die Rechnung und die ursprüngliche E-Mail werden jeweils als PDF im Archiv gespeichert.

 

Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung – unabhängig vom Datentyp

Die gute Nachricht für ReadSoft-Kunden: egal welchem Datentyp Ihre eingehenden Rechnungen entsprechen, Sie können diese wie gewohnt mit dem INVOICE-COCKPIT (im Zuge der neuen Produktstrategie jetzt integrierter Bestandteil der Komplettlösung ReadSoft PROCESS DIRECTOR) verarbeiten. Die Buchungsdaten werden ausgelesen und im Cockpit als zentralem Rechnungseingangsbuch zur weiteren Verarbeitung, z.B. für Prüfungs- und Freigabeprozesse, bereitgestellt. Ebenso erfolgt ein automatisierter Abgleich mit entsprechenden relevanten Informationen, die im SAP-System hinterlegt sind. Speziell für die Verarbeitung von EDI-Daten bietet ReadSoft mit dem EDI-Cockpit ein zusätzliches Modul an, das die verschlüsselten Daten decodiert, in ein lesbares PDF-Dokument umwandelt und dieses zur Verarbeitung an die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung übergibt. Weil im Process Director jeder Bearbeitungsschritt gespeichert und jedes Dokument digital archiviert wird, ist eine Compliance-gerechte Rechnungsverarbeitung gewährleistet.

Übrigens: In der ReadSoft User Group gibt es eine eigene Fachgruppe zum Thema eInvoicing. Kunden, die Interesse haben, können sich gerne aktiv einbringen. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Dr. Donovan Pfaff, Moderator der ReadSoft User Group (per E-Mail an pfaff@bonpago.de oder Telefon: +49 (0)69  71 44 76 10).

Fazit: Mit den Lösungen von ReadSoft profitieren Unternehmen nicht nur von einer einheitlichen Rechnungseingangsverarbeitung, unabhängig vom Dokumententyp, sondern aufgrund der Compliance-gerechten Transparenz und Archivierung auch von einer hohen Revisionssicherheit.

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