Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit SAP bei Automobilzulieferer ZF Friedrichshafen AG

Die ZF Friedrichshafen AG ist ein weltweit führender Automobilzulieferkonzern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik mit 117 Produktionsgesellschaften in 26 Ländern. Michael Heuss, IT-Projektleiter bei ZF Friedrichshafen, beschreibt im nachfolgenden Interview, wie das Unternehmen die Prozesse im Rechnungswesen mit einer Automatisierungslösung optimiert und standardisiert hat, und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Frage: Was gab bei ZF den Anstoß zur Einführung einer neuen Lösung für die Rechnungsverarbeitung?

Michael Heuss: Ziel der Softwareeinführung bei ZF Friedrichshafen war es, die Kreditorenprozesse in den Gesellschaften weltweit zu standardisieren. Mit der bisherigen Anwendung ließen sich die Abläufe in SAP nicht automatisieren und es konnte keine durchgängige Prozessunterstützung gewährleistet werden. Außerdem sollte der hohe Anteil an EDI-basierten Rechnungen mit der gleichen Lösung verarbeitet werden können wie alle anderen eingehenden Rechnungen. Dies war eine wesentliche Anforderung, da in der Automotive-Branche ein Großteil aller Rechnungsdaten zwischen Herstellern und Lieferanten auf elektronischem Wege via EDI ausgetauscht wird. Für uns als international tätiger Konzern ist es außerdem wichtig, dass die Finanzprozesse standardisiert, transparent und effizient sind. Darüber hinaus haben wir uns eine Lösung gewünscht, die sich für den internationalen Roll-out eignet und somit in der Lage ist, die Prozesse in allen Divisionen und an allen Standorten einheitlich zu gestalten.

Frage: Warum haben Sie sich für ReadSoft entschieden?

Michael Heuss: Die Wahl fiel unter anderem deshalb auf ReadSoft, weil das Unternehmen als internationaler Anbieter die notwendige Projektunterstützung und fachliches Know-how vor Ort bieten kann. In Bezug auf das Lösungskonzept hat uns ReadSoft mit einer SAP-zertifizierten Lösung überzeugt, die die Prozesse im Rechnungswesen optimal und durchgängig unterstützt. Die eingesetzte Lösung bietet einen vollständigen Überblick über alle Rechnungen, einschließlich der per EDI übermittelten Rechnungsdaten. Die Workflow-Komponente, ebenfalls ein zertifiziertes SAP-Add-on, ermöglicht es, Rechnungen zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten und Rechnungsfreigaben einzuholen. Ebenfalls überzeugt hat uns die Möglichkeit, Workflows schnell und einfach zu konfigurieren und anzupassen. Wichtig war auch die Unterstützung der EDI-Funktionalitäten im Standard sowie anderer Formate elektronischer Rechnungen unter Berücksichtigung der Signaturverfahren.

Frage: In welcher Weise profitiert ZF Friedrichshafen von der ReadSoft-Lösung?

Michael Heuss: Zum einen profitieren wir von beschleunigten Abläufen bei der Rechnungseingangsverarbeitung: In der Vergangenheit wurden bei unstimmigen Rechnungen zum Teil noch Belege mit der Hauspost in Umlauf gegeben, was natürlich sehr zeitaufwendig war. Mit ReadSoft sind durch die automatisierten und standardisierten Freigabe-Workflows jetzt die einzelnen Freigabeschritte im System dokumentiert und auch für externe Prüfer (Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer) nachvollziehbar. Zum anderen profitieren wir von einer vollständigen und stets aktuellen Übersicht über den Status von Rechnungen und Cashflow-Management.

Das vollständige Interview finden Sie hier

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