Automatisierte E-Mail-Verarbeitung: effizientere Prozesse und zufriedenere Kunden

ReadSoft_Visual_PM-Xbound fuer EmailDie Kommunikation per E-Mail nimmt stetig zu. Insbesondere größere Unternehmen mit direktem Kundenkontakt verzeichnen nicht selten mehrere Hundert eingehende E-Mails pro Tag. Die Herausforderungen bei der Bearbeitung liegen auf der Hand: Die E-Mails müssen geöffnet und Attachments gesichtet werden, dann erfolgen die Zuordnung zu einem Geschäftsvorgang und die Indizierung, teilweise müssen Stammdatenabfragen manuell übernommen werden und nicht zuletzt gilt es, die E-Mails und Attachements zu archivieren und gegebenenfalls auszudrucken. Je mehr E-Mails eingehen, desto größer ist der Zeit- und Kostenaufwand für diese Prozesse. Die Bearbeitung von Anfragen und Anträgen dauert entsprechend lange und im schlimmsten Fall können Rückfragen von Kunden oder Partnern nach dem Bearbeitungsstatus nicht zufriedenstellend beantwortet werden.

Zeit- und Kostenaufwand reduzieren, Auskunftsfähigkeit steigern
Mit Xbound für E-Mail bietet ReadSoft Unternehmen eine Lösung, mit der sich durch eine automatisierte Verarbeitung der elektronischen Post der Zeit- und Kostenaufwand für die Mail-Verarbeitung spürbar senken lässt. Mit Xbound für E-Mail werden Mails automatisiert empfangen und inklusive der Attachements in ein einheitliches Dokumentformat, wie beispielsweise PDF/A, konvertiert. Die Lösung kann in Verbindung mit einer bereits vorhandenen Posteingangslösung aber auch völlig unabhängig davon eingesetzt werden.  E-Mails einschließlich der Anhänge werden klassifiziert und dem jeweiligen Geschäftsvorgang automatisch zugeordnet. So gehen etwa Service-Anfragen, Anträge, Rechnungen oder jede andere Art unstrukturierter Kundenkommunikation direkt bei den zuständigen Sachbearbeitern ein. Dadurch gestalten Unternehmen ihre Prozesse bei der E-Mail-Verarbeitung nicht nur wesentlich effizienter, sie erhöhen auch die Kundenzufriedenheit: durch schnellere Bearbeitungs- und Antwortzeiten, automatisierte Rückmeldungen zum Bearbeitungsstatus und eine verbesserte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, da alle notwendigen Informationen jederzeit sofort und vollständig verfügbar sind.

Mehr über Xbound für E-Mail erfahren Sie auch hier

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