… was genau ist eigentlich eInvoicing?

Foto: Michael Staudinger/ pixelio.de

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Als eInvoicing (Electronic Invoicing) bezeichnet man den papierlosen Austausch elektronischer Rechnungsdaten vom System des Lieferanten zum Kunden. Indem manuelle Arbeitsschritte bei der Erstellung, beim Versand und bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen entfallen, sorgt eInvoicing für eine spürbare Aufwands- und Kostenreduzierung bei der Rechnungs-verarbeitung. Immer mehr Unternehmen setzen daher elektronische Rechnungsverfahren ein. Für eine zunehmende Verbreitung des eInvoicing speziell in Deutschland hat nicht zuletzt das Steuervereinfachungsgesetz 2011 gesorgt: Mit der Verabschiedung des Gesetzes ist die Verpflichtung entfallen, elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten Signatur zu versehen. (Mehr dazu lesen Sie hier).

Unternehmen, die eInvoicing einführen wollen, bieten wir mit dem Add-On „Collector“ ein Zusatzmodul zum PROCESS DIRECTOR für Rechnungen. Der Collector unterstützt effizient eine sichere und vollintegrierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen, die als E-Mail-Anhang ohne qualifizierte Signatur eingehen. Der Collector überwacht Email-Postkörbe, in denen eingehende Rechnungen empfangen werden. Bei elektronischen Rechnungen ohne qualifizierte Signatur wird der Anhang der E-Mails übernommen, geprüft und zur OCR-Erkennung weitergeleitet. Die ausgelesenen Daten sowie das Rechnungsdokument werden dann an das Rechnungseingangsbuch in SAP für die Weiterverarbeitung übergeben. Um die E-Mail-Kommunikation wie auch deren Inhalt nachvollziehbar zu halten, wird aus der Ursprungsmail automatisch ein PDF-Dokument erzeugt, das zusammen mit dem PDF der Rechnung im Archiv gespeichert wird.

Bei einer Rechnung mit elektronischer Signatur erhält der Rechnungsempfänger die elektronische Rechnung mit Verifikationsprotokoll. Der Empfänger ist verpflichtet, beides inklusive der Signatur revisionssicher aufzubewahren. Die elektronisch signierten Dokumente werden außerdem an die OCR-Erkennung weitergeleitet. Ebenso wie bei der Rechnungsverarbeitung ohne Signatur werden die ausgelesenen Daten und die Rechnungsdokumente – in diesem Fall die Rechnung, die elektronische Signatur und das Verifikationsprotokoll – an das  Rechnungseingangsbuch in SAP für die Weiterverarbeitung und Archivierung übergeben.

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